ASSISTENTE ADMINISTRATIVO

Descrição da Vaga

Controlar a agenda diária, semanal e mensal do Diretor, organizando reuniões, visitas técnicas, viagens e compromissos internos e externos.
Realizar o follow-up das demandas delegadas pelo Diretor, garantindo o retorno dentro dos prazos estabelecidos.
Participar de reuniões internas com o Diretor para apoio em registros, atas, encaminhamentos e acompanhamento das decisões.
Montar apresentações executivas com informações e indicadores da área, de forma visual e estratégica.
Solicitar e organizar as informações de andamento de obras, manutenções e projetos em execução com os responsáveis.
Apoiar na elaboração de cronogramas e planos de ação da área de infraestrutura.
Criar e manter atualizados controles e planilhas de apoio à gestão (custos, orçamentos, status de projetos etc.).
Apoiar a logística e o planejamento de viagens técnicas da diretoria (passagens, hospedagem, roteiros).
Acompanhar indicadores de desempenho dos projetos e preparar resumos para análise do Diretor.

Solicitar apoio a outros departamentos (RH, Compras, Jurídico, Financeiro) conforme demandas da diretoria.
Atuar com confidencialidade e discrição no tratamento de informações estratégicas.
Zelar pelo cumprimento dos prazos e pelo bom andamento das rotinas administrativas da diretoria.
Sugerir melhorias em processos administrativos internos, contribuindo para a eficiência da área.
Apoiar na interface entre os coordenadores, supervisores e o Diretor, ajudando a organizar os fluxos de comunicação.
Realizar a organização de documentos físicos e digitais relacionados a obras, contratos, fornecedores e relatórios.
Alimentar sistemas utilizados pela área (ex: Asana), garantindo que todas as tarefas estejam atualizadas.
Emitir relatórios periódicos de desempenho e status de atividades usando BI, Excel ou outros sistemas disponíveis.